Privacystatement Im-present

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens en is opgesteld in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Je bent natuurlijk vrij om deze verklaring helemaal door te lezen, hij is tenslotte opgesteld zodat jij precies weet waar je aan toe bent als je op wat voor manier dan ook met ons in contact treedt. In het kort willen wij je in elk geval vast aangeven dat de eventuele gegevens die wij van jou en door jou krijgen bij ons in veilige handen zijn.

Gebruikers van deze privacyverklaring en verantwoordelijke voor verwerking van gegevens zijn wij, Jouke In der Maur & Jerrel Achthoven, eigenaars van Im-present VOF. Onze gegevens zijn:

Im-present
Jouke In der Maur & Jerrel Achthoven
Barbeellaan 75
3984 MD Odijk
KVK-nummer 69428883

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die aan ons verstrekt worden (bijvoorbeeld –maar niet uitsluitend- via het contactformulier, via het formulier waarmee je een gratis weggever aanvraagt of bij inschrijving voor een van onze diensten). Wij vragen je altijd om toestemming voordat wij jouw gegevens ergens opnemen, je kunt ze ten alle tijden inzien en je kunt ons altijd verzoeken ze weer te verwijderen. En vanzelfsprekend gaan wij zorgvuldig en vertrouwelijk met jouw gegevens om!

In deze verklaring leggen wij je uit welke gegevens wij van jou vragen en bewaren, waarom wij dat doen, hoe wij dat doen en vooral; op welke manier wij jouw privacy waarborgen.

Deze verklaring is bindend en openbaar inzichtelijk.

Persoonsgegevens

Welke gegevens vragen en bewaren wij van jou?

Gratis weggever, gratis producten en inschrijving mailinglist
• Voor – en achternaam
• IP-adres
• E-mailadres

Live diensten (coaching, workshops, trainingen, etc)
• Voor- en achternaam
• Indien van toepassing jouw bedrijfsgegevens
• Adresgegevens indien je de factuur graag per post ontvangt
• Indien van toepassing jouw telefoonnummer
• E-mail adres
• Bankrekeningnummer
• IP-adres

Fotoshoots
• Voor- en achternaam
• Indien van toepassing jouw bedrijfsgegevens
• Adresgegevens indien je de factuur graag per post ontvangt
• Indien van toepassing jouw telefoonnummer
• E-mail adres
• Bankrekeningnummer
• IP-adres
• De bewerkte en met jou gedeelde foto’s

Online diensten
• Voor- en achternaam
• E-mail adres
• Adresgegevens indien je de factuur graag per post ontvangt
• Indien van toepassing jouw telefoonnummer
• Bankrekeningnummer
• IP-Adres

Waarom bewaren wij jouw gegevens?
Jouw contactgegevens (zoals hierboven beschreven) zijn voor ons, en voor ons alleen. Wij gebruiken deze om contact met jou te houden. Ofwel omdat je hebt aangegeven dat je graag eenmalig of zelfs vaker mails van ons wil ontvangen (bijvoorbeeld door het aanvragen van een gratis weggever, of bij inschrijving op de mailingslist), of om contact met je te kunnen hebben over de dienst die je bij ons hebt afgenomen.

Wij vragen alleen naar jouw contactgegevens wanneer je een weggever wil downloaden of je op onze mailinglist wil inschrijven, of nadat je ‘ja’ hebt gezegd op met (een van) ons werken. Zie je van dat laatste na een oriëntatie af, dan is dat natuurlijk prima. Dan verdwijnen jouw eventuele gegevens net zo makkelijk weer uit ons systeem.

Waar gebruiken wij jouw gegevens voor?
Mocht je ja zeggen op werken met ons (of het nu om coaching, workshops, training, een fotoshoot, of welke andere betaalde dienst dan ook gaat) dan vragen wij je misschien om meer gegevens dan alleen jouw naam en mailadres. Bijvoorbeeld in een inschrijfformulier of tijdens een gesprek. Alles wat geschreven en gezegd is blijft bij ons. Wij vragen alleen naar zaken die van belang zijn voor onze samenwerking. En mocht het eens nodig of zinvol zijn dat wij informatie over of van jou doorgeven, dan is dat uiteraard alleen met jouw expliciete en schriftelijk vastgelegde toestemming.

Jouw naam en e-mailadres gebruiken wij –na toestemming- voor
• het verzenden van nieuwsbrieven, blogs, informatieve mailings, etc.

Wij voegen sowieso nooit zelf jouw emailadres toe aan een mailinglijst!

Deze en de overige gegevens die opgesomd staan onder het kopje ‘welke gegevens vragen en bewaren wij van jou?’ gebruiken wij indien nodig voor:
• het verzenden van facturen
• het geven van een reactie op vragen die jij aan ons gesteld hebt
• het contact over en ten behoeve van de dienst die je van ons afneemt

Hoe zit het met de beveiliging van jouw gegevens?
Bij wet wordt van ons verlangd dat wij jouw gegevens beschermen. Dat deden wij natuurlijk al lang en dus doen wij dat nu nog steeds. Op internet bewaren wij niets van jou. Alles wat we via WhatsApp, Skype of FaceBook Messenger bespreken blijft daar en wordt beschermd door de privacy overeenkomsten waar wij beiden ja op zeiden als gebruikers van die diensten. Mail en sms zit in onze apparaten. Alleen wij hebben toegang tot onze telefoons en laptops. Deze zijn beveiligd met een code.

Onze site (im-present.nl) gebruiken wij alleen voor eenzijdig verkeer. Wij schrijven en jij leest, dat is alles. Je kunt daar geen interactie met ons hebben en wij slaan daar ook niets op van jou. Wij gebruiken namelijk geen cookies. Pas als jij zelf iets invult (het contactformulier, een inschrijfformulier of een inschrijving voor een weggever of mailingslist) ontvangen wij gegevens van jou.

Met wie delen wij jouw gegevens?
Door ons online gegevens te verstrekken (bijvoorbeeld door een contactformulier in te vullen, een weggever aan te vragen, op onze mailingslist in te schrijven of je online in te schrijven voor een van onze diensten), komen jouw gegevens automatisch ook bij onze hosts (Byte en DigitaalDoen) terecht. Als je je inschrijft voor een weggever of mailinglist, komen jouw gegevens in ons geautomatiseerde mailprogramma (ActiveCampaign). En neem je een dienst van ons af? Dan komen jouw gegevens natuurlijk ook bij onze boekhouder terecht (ReinVisie). Dat is nodig om jou te kunnen bieden wat we hebben afgesproken, en om aan onze verplichtingen als ondernemer te voldoen. Tot slot; voor het verzenden van foto’s (en soms ook voor het verzenden van audio-bestanden (als jij bijvoorbeeld aan ons gevraagd hebt een individuele coachingssessie op te nemen of als wij in het kader van coaching een audio of filmpje speciaal voor jou hebben opgenomen)), maak wij gebruik van WeTransfer.

Alleen wij kennen de inloggegevens van Byte en ActiveCampaign, en niemand anders. Ze zijn nergens vastgelegd, anders dan in ons hoofd. Wij maak geen gebruik van ‘automatisch wachtwoord aanvullen’ of ‘onthouden’ en wissen minimaal eens per maand onze cookies, internetgeschiedenis, etc. Niemand anders dan wij heeft toegang tot onze laptops en telefoons, dus jouw gegevens zijn veilig. Daarnaast hebben wij met al deze partijen een zogenaamde verwerkersovereenkomst, waarin wij vastgelegd hebben wat zíj doen om jouw privacy te waarborgen. Let op: wanneer je op een link naar hun website/bedrijf klikt – danwel op enige andere link op onze website die je doorstuurt naar de website van iemand anders- dan treedt op dat moment hun privacyverklaring in werking.

Daarnaast gebruiken wij gegevens die wij verkregen heb via het downloaden van een gratis document om advertentiedoelgroepen via FaceBook te maken. Nou ja, momenteel doen wij dat eigenlijk niet, maar wellicht in de toekomst wel. Dus informeren wij je alvast. Meer informatie over het privacy beleid van Facebook vind je hier. Jouw gegevens kunnen door Facebook ook worden doorgegeven naar de Verenigde Staten. Deze doorgifte van gegevens gebeurt op grond van het EU-VS Privacy Shield Framework. Meer informatie over de doorgifte van gegevens naar de Verenigde Staten door Facebook vind je hier.

Omdat wij graag willen weten hoe onze site-bezoekers onze website gebruiken, zodat wij het gebruik van de website kunnen optimaliseren, gebruiken wij Google Analytics. Via deze website worden er daarom analytische cookies van Google geplaatst. De informatie wordt zo goed mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet gebruikt. Wij kunnen je daarom niet persoonlijk herleiden. Meer informatie over het beleid van Google Analytics kan je hier vinden.

Je mag er gerust op zijn dat wij niets van jouw persoonlijke gegevens delen met andere partijen of personen zonder jouw toestemming. Tenzij daar een administratieve of wettelijke verplichting voor geldt, of er een gerechtelijk bevel voor is natuurlijk, maar laten we daar maar niet van uitgaan.

Wat zijn de termijnen waarop wij gegevens bewaren?
Omdat we al genoeg te bewaren hebben in het leven zullen wij jouw gegevens niet langer bewaren dan logisch of nodig is. Uiteraard houden wij ons aan de wettelijke en fiscale verplichtingen zoals de plicht aan de Belastingdienst van het 7 jaar bewaren van facturen. Maar verder zullen wij gegevens van jou niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het werk dat wij met jou doen. Zodra je je uitschrijft van een mailingslist, verwijderen wij binnen 5 werkdagen al jouw gegevens. Gegevens naar aanleiding van een dienst (bijvoorbeeld foto’s, uitgewisselde mails –bijvoorbeeld in het kader van een coachingstraject-, etc.) bewaren wij maximaal een jaar (voornamelijk zodat jíj er op een later moment nog eens om kunt vragen), maar als je dat liever niet hebt, kun je dat aangeven. Dan verwijderen wij ze direct.

Wat zijn jouw rechten?
Wij respecteren jouw privacy sowieso vanuit onze professionele ethiek. Duhuh. Het recht om jouw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen heb je ten alle tijden. En je mag ons hierover altijd aanspreken.

Maak je je zorgen of heb je vragen?
Wij neem de bescherming van jouw gegevens serieus en heb dus passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, dan kan je contact opnemen met ons: jouke@im-present.nl / jer@im-present.nl / 06 – 150 26 192.

Indien zich de onwenselijk situatie voordoet waarbij door toedoen van kwaadwillenden ook maar de kleinste dreiging aanwezig is voor (mogelijke) datalekken zullen wij conform de gesloten verwerkovereenkomst(en) handelen. Dat betekent dat wij het potentiële lek rapporteren bij de hiertoe bevoegde instantie en een IT-deskundige het probleem laat vaststellen en verhelpen. Ook brengen wij natuurlijk alle personen die opgenomen zijn in de betreffende systemen onverwijld op de hoogte, zodat ingezonden gegevens te allen tijde veilig zijn en de veiligheid kan worden gewaarborgd.

Tot slot heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je de indruk hebt dat wij ons eigen privacystatement niet nakomen.

Zo. Dat was het. En nu we de formaliteiten gehad hebben, gaan wij graag met jou verder met wat wij het állerliefste doen: een bijdrage zijn aan jóuw happiness-beyond-imagination!

Liefs,
Jouke & Jerr(el).